KSeF to nie problem. Problem zaczyna się dużo wcześniej.

Od kilku miesięcy niemal codziennie rozmawiam z przedsiębiorcami o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Pojawiają się pytania o terminy, konfigurację programów czy wymagania techniczne.

Za każdym razem zadaję jednak jedno pytanie:

Jak dziś wygląda obieg dokumentów w Państwa firmie?

I właśnie tutaj najczęściej okazuje się, że prawdziwy problem nie ma nic wspólnego z KSeF.

Faktury są wszędzie

Jedna trafia na skrzynkę e-mail.

Druga przychodzi jako zdjęcie na telefon.

Trzecia leży na biurku.

Kolejna czeka na podpis kierownika.

Księgowość dzwoni i pyta:

Czy ta faktura jest już zaakceptowana?

Brzmi znajomo?

KSeF nie naprawi bałaganu

Sam KSeF nie sprawi, że dokumenty będą właściwie opisane, zaakceptowane i przekazane do księgowości.

Jeżeli dziś w firmie panuje chaos, po wdrożeniu KSeF nadal będzie chaos. Tylko w wersji elektronicznej.

Najpierw proces, potem system

Przez lata pracy z przedsiębiorcami zauważyłem jedną rzecz.

Firmy, które wcześniej uporządkowały obieg dokumentów, znacznie łatwiej przechodzą przez kolejne zmiany.

Dlatego zanim zaczniemy rozmawiać o konfiguracji programów, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Kto odbiera faktury?
• Kto je opisuje?
• Kto akceptuje koszty?
• Kiedy trafiają do księgowości?
• Czy cały proces jest przejrzysty?

Technologia ma pomagać ludziom

Nie jestem zwolennikiem wdrażania nowych rozwiązań tylko dlatego, że pojawiły się nowe przepisy.

Technologia powinna przede wszystkim upraszczać codzienną pracę.

Jeżeli dzięki niej firma oszczędza czas, ogranicza liczbę pomyłek i usprawnia komunikację, wtedy wdrożenie ma sens.

Podsumowanie

KSeF będzie ważnym krokiem dla wszystkich przedsiębiorców.

Jednak moim zdaniem warto potraktować go jako okazję do uporządkowania całego procesu pracy z dokumentami, a nie jedynie kolejny obowiązek wynikający z przepisów.

To właśnie takie zmiany najczęściej przynoszą firmom największe korzyści.